Nallekarkit eivät aina mene tasan – ei elämässä, eikä varsinkaan työelämässä. Työkuormat voi silti jakaa järkevämmin, kun tunnistaa missä tökkii.
Nallekarkit ja niiden jakamiseen liittyvät ongelmat opin jo pienenä poikana, kun faija jakoi kotiaskareita ja pikkubroidi pääsi mielestäni vähemmällä. Sitä kiukun määrää, kun toisen työn vaativuus ei millään muotoa vastannut omaani! Ne hetket olivat niitä ensimmäisiä kertoja, kun kuulin legendaarisen lausahduksen nallekarkkien jakautumisesta epätasaisesti ja yritin miettiä sen viisautta.Aikuisiällä olen ymmärtänyt, että kaikkea ei aina voi jakaa tasan ja välillä epätasaisuutta on vain kestettävä. Ja kun työkuormien jakautuminen perustellaan kunnolla, se aiheuttaa huomattavasti vähemmän mielipahaa.
Työn jakautuminen vaikuttaa tasavertaisuuden tunteeseen
Oikeudenmukaisuus ja tasavertainen kohtelu ovat useimmille meistä tärkeitä arvoja ja epäkohdat näissä aiheuttavat helposti mielipahaa. Tanskalaisen tutkimuksen mukaan työmäärä ei masenna niin paljon, kuin tunne esimiehen epäoikeudenmukaisuudesta.
Työelämässä oikeudenmukaisuus on olennainen osa hyvää johtamista ja esimiestyötä. Esimiehen tehtävänä on jakaa tehtävät ja työkuormat oikeudenmukaisesti tiimin sisällä ja pitää huolta, että palkitseminen on yhdenmukaista. Tavoitteen tasolla näin varmasti jokaisessa työyhteisössä onkin, mutta käytännössä todellisuus voi olla aivan toinen.
Koko tehtäväkenttä näkyväksi
Miten työn jakaminen sitten hoidetaan? Mutu-tuntumalla? Havainnoimalla työntekijöiden tekemistä? Kyselemällä säännöllisesti kaikilta, onko kaikki hyvin?
Työtehtävien jakamisen tukena ei välttämättä käytetä todellisia mittareita ja organisaatiossa saattaa olla piilevää työtä, joka ei näy kaikille, mutta on silti välttämätöntä ja kuormittaa tekijöitään. Työn rytmittyminen voi olla voimakasta ja ruuhkahuiput näkyvät eri tehtävissä eri tavalla.
"Arki ja piilevät tehtävät pitäisi pystyä tuomaan läpinäkyväksi ja päätöksiä perustelemaan tiedolla ja faktoilla, ei mututuntumalla."
Tärkeää olisi siis pystyä havainnoimaan työntekijän koko tehtäväkenttää eikä pelkästään suoritukseen pohjautuvia toimia – tauot, taustatyö, jälkiseurannat ja jo aiemmin mainittu piilevä työ pitää myös ottaa huomioon.
Epämieluisat tehtävät voivat tuntua aikasyöpöiltä
Kiire ja tunne siitä kiristävät työilmapiiriä. Epämukavuusalueella ja stressin alla työskentely ruokkii kiristynyttä ilmapiiriä sekä lisää stressiä entisestään ja työntekijän voi olla hankalaa päästä irti oravanpyörästä.
Monesti kiireen aiheuttaja saattaa olla pimennossa ja ajatus siitä, miten paljon eri työtehtävät vievät aikaa, voi olla hyvin eri kuin todellisuus. Esimerkiksi epämieluisat työtehtävät saattavat helposti tuntua siltä, että niihin kuluu valtavasti aikaa.
Allekirjoittaneellakin on aina silloin tällöin ollut vahva tunne siitä, että kululaskujen tekeminen syö ajan kaikelta muulta tärkeältä, mutta kun olemme työnmittauksessa asiaa tarkastelleet, kuittien skannaukseen menee työajastani yhteensä vain tunti kuukaudessa.
Pieni korjausliike voi lisätä tehokkuutta
Samaa työnkuvaa tekevien henkilöiden ajankäyttö työtehtävien välillä saattaa vaihdella suuresti ja tiimin sisällä voi olla vaikea saavuttaa yhteisymmärrystä siitä, mitkä työvaiheet ovat kaikista kuormittavimpia ja aikaa vievimpiä.
On tärkeää selvittää, mistä johtuu, että osa tiimistä pystyy suoriutumaan joistain tehtävistä tehokkaammin ja miksi joillain työntekijöillä osa prosesseista kestää kauemmin. Syyt voivat olla esimerkiksi puutteellinen osaaminen, heikko perehdytys tai toisistaan poikkeavat toimintamallit. Pienikin korjaava liike voi poistaa työntekijältä tunteen tehtävän epämieluisuudesta ja lisätä tehokkuutta ja tuottavuutta.
Työkuorman tasaisuus vaikuttaa koko liiketoimintaan
Esimiehen ja johtajan vastuulla on olla tietoinen siitä, miten työkuormat jakautuvat ja vahvistaa tasapuolisuutta työn vastuissa. Esimiehen tehtävä on nähdä työkuormat – ja se jos mikä on yllättävän vaikeaa.
Pinnistely tuon näkemyksen eteen kuitenkin kannattaa, pelkästään liiketoiminnan kehityksenkin vuoksi. Perusteltu, läpinäkyvä selvitys työkuormien jaosta ja vastuista nimittäin auttaa työyhteisöä näkemään kokonaisuuden ja antaa mahdollisuuden avoimeen, yhdessä tehtyyn kehitykseen.
Ilman tarkkaa tietämystä työkuormien jakautumisesta ja siitä, missä kaikkialla kiire näkyy ja mistä se johtuu, oikeiden kehitystoimenpiteiden suuntaaminen on haastavaa. Vasta kun kehityskohteet tuodaan näkyväksi, on niitä mahdollista priorisoida.
Ilmoittaudu huippuwebinaariin 19.6. yksilöiden ja työkyvyn johtamisesta verkostoituvassa asiantuntijatyössä! Mukana Filosofian Akatemia.
Aiheet: Työhyvinvointi, Tuottavuus, HR
