Kun uusi vuosikymmen otettiin tammikuussa ilolla vastaan, harva osasi aavistaa millainen vuosi onkaan edessä. COVID-19-pandemia siirsi hetkessä muutosjohtamisen teesit pöytälaatikosta käytäntöön.
Valtiovarainministeriön tuoreimman katsauksen* mukaan Suomen bruttokansantuotteen arvioidaan supistuvan tänä vuonna 4,5 %. Viennin lisäksi supistuvat sekä yksityinen kulutus että yksityiset investoinnit. Talouden toipuminen on hidasta alhaisen luottamuksen sekä epävarmuuden kasvun seurauksena.
Monet yritykset ovat joutuneet sopeuttamaan toimintaansa COVID-19-pandemian vuoksi eri tavoin, ja joillakin isoimmat muutokset voivat olla vasta edessä.
Korona pakotti muutokseen
Miten ihmisiä ja yrityksen toimintaa johdetaan onnistuneesti tilanteessa, jossa markkinatilanne, asiakkaiden käyttäytyminen, organisaation tulevaisuuden näkymät, työskentelytavat ja koko yhteiskunnan talousarviot heittävät hetkessä häränpyllyä?
Yhtä ja ainoaa oikeaa vastausta ei ole, mutta näillä vinkeillä muutosjohtaminen on ehkä hitusen helpompaa.
1. Aseta tavoite ja kokoa tiimi
Ennen kuin mitään lähdetään muuttamaan, tulee tavoite olla kirkkaana mielessä. Muutos- ja kriisitilanteessa työyhteisön voimavarat ovat jo valmiiksi rajalliset, ja ne tulee keskittää oikeisiin asioihin.
Muutostilanteiden läpivienti, oli kyse sitten strategiamuutoksesta tai työsuhteiden irtisanomisista, vaatii paljon työtä. Valitse muutoksen toteuttamiseen riittävästi ihmisiä ja jaa vastuuta.
2. Muotoile selkeä viesti ja tiedota ahkerasti
Tiedota kaikesta mistä voit. Epätietoisuus lisää epävarmuutta, joten tiedota mieluummin liian paljon kuin liian vähän, useita eri kanavia pitkin. Ihmisten mielikuvitus alkaa paikkaamaan puutuvia tietoja, ja siksi prosessin aikana kannattaa koko ajan kertoa, missä mennään. Jos mitään tiedotettavaa ei ole, tiedota siitäkin.
Ihmisten on helpompaa hyväksyä muutos, kun he tietävät syyt päätösten takana. Siksi on tärkeää, että kaikki muutoksen toteutukseen osallistuvat ihmiset ymmärtävät tilanteen samalla tavalla, ja osaavat kertoa sen henkilöstölle yhteneväisesti.
3. Tee kotiläksyt
Jos sopeuttamiseen liittyy muutoksia työsuhteisiin irtisanomisten tai lomautusten muodossa, selvitä hyvissä ajoin oikeudelliset velvoitteet ja reunaehdot. Mitä työnantajan tulee tehdä ennen yhteistoiminnan aloittamista? Mitä velvoitteita on yhteistoiminnan jälkeen? Mitä tarkoittaa työntarjoamis- tai takaisinottovelvoite? Tuntemalla työnantajavelvoitteet ja hoitamalla ne hyvin, osoitat vaikeassa tilanteessa arvostusta henkilöstöllesi.
4. Suunnittele tehtävät ja aikataulu
Sopeuttamistilanteissa esimiehiltä ja johdolta vaaditaan usein omalle epämukavuusalueelle menemistä. Harva meistä on parhaimmillaan painetilanteessa, ja siksi tulevat toimenpiteet kannattaa suunnitella, vastuuttaa sekä aikatauluttaa etukäteen. Kun oma rooli ja vastuu on kirkkaana mielessä, vapautuu voimavaroja vaikeiden tilanteiden kohtaamiseen ja parempaan päätöksentekoon.
5. Kohtaa ihmiset ja osoita arvostuksesi
Ihmiset arvostavat sitä, että asioista kerrotaan rehellisesti, suoraan ja kasvokkain. Kohtaa siis ihmiset rohkeasti ja ole valmis tarvittaessa kuuntelemaan. Henkilöstösi on ansainnut aikaasi ja arvostuksesi. Irtisanomis- ja lomautustilanteissa työnantaja voi antaa tarjota koulutusta tai valmennusta, antaa vinkkejä työnhakuun tai neuvoa työttömyystukien haussa.
----
Lähde: https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/162468/VM_2020_70.pdf
Aiheet: Organisaation muutostilanteet, johtaminen